OMS · Gestión de pedidos
Gestión de pedidos para cargadores y operadores logísticos. Cada pedido, validado antes de salir.
- Alta y seguimiento de pedidos
- Pedido sugerido
- Validación de stock
- Del pedido a la factura
- Conectado con ERP, SGA y TMS
- Portal y app para el cliente
Un único portal para que vuestros clientes realicen y sigan sus propios pedidos. El OMS de ProdTech valida cada pedido contra el stock, la tarifa y vuestras reglas, lo sincroniza con el ERP y lo envía al almacén listo para preparar. Después lo acompaña hasta la expedición y la facturación sin que nadie tenga que volver a teclearlo.
Cuando el volumen de pedidos empieza a crecer
Más pedidos que entran bien. Menos teléfono, correo y recarga manual.
Un OMS garantiza que cada pedido nazca validado —contra el stock, la tarifa y lo que cada cliente puede comprar—, para que el cliente lo siga sin tener que llamar y vuestra operativa lo ejecute sin volver a teclearlo en ningún sitio.
Hoy
- Los pedidos llegan por teléfono, correo y mensajes, y alguien los transcribe
- El error se descubre en el almacén, con el pedido ya preparado
- Saber en qué estado está un pedido obliga a llamar a atención al cliente
- Cada cliente pide de memoria: pide de más o se queda sin producto
- El albarán y la nota de abono se buscan en un correo antiguo
- Más clientes implica más personas introduciendo pedidos
Con el OMS de ProdTech
- El cliente realiza su pedido en el portal y este entra en el sistema tal y como lo confirmó
- La disponibilidad y los artículos restringidos se controlan al hacer el pedido
- El estado de cada pedido está a la vista, línea por línea
- El sistema sugiere el pedido a partir del stock y las ventas de cada cliente
- Albaranes, reclamaciones y notas de abono quedan vinculados al pedido que los originó
- Más clientes realizando sus propios pedidos, con el mismo equipo
El objetivo no es tener los pedidos en una pantalla. Es que cada pedido entre bien una sola vez y nadie tenga que volver a teclearlo.
La arquitectura
Vuestro OMS no debería funcionar aislado
Puede funcionar de forma independiente o conectarse con vuestro ERP, SGA y TMS, con las plataformas de e-commerce, con los sistemas de vuestros clientes de retail y con todo lo que ya tenéis en producción.
Como OMS independiente
Se implanta por sí solo y gestiona el pedido de principio a fin, con sus propios clientes, artículos, tarifas y almacenes. Es el punto de partida adecuado cuando la toma de pedidos es lo primero que hay que resolver.
Conectado con lo que ya tenéis
Trabaja junto a los sistemas que ya tenéis en producción y toma de cada uno lo que le corresponde: el maestro de artículos y el stock del ERP, las confirmaciones de preparación del almacén y el estado de entrega que informan vuestros transportistas. Todo circula a través de ProdTech Connect, nuestra capa de integración, que normaliza lo que entra y lo que sale.
Se conecta con
- ERP
- Gestión de almacén
- Gestión de transporte
- E-commerce y marketplaces
- Clientes de retail
- Sistemas propios y de terceros
Nuestro sistema
El OMS de ProdTech, del pedido a la factura
Es el punto de encuentro entre vuestros clientes y vuestra operativa: desde el portal realizan sus pedidos —uno a uno, por importación masiva o a partir de una sugerencia calculada sobre su stock y sus ventas— y siguen cada uno línea por línea. A partir de ahí, el pedido pasa por logística, finanzas, expedición y facturación sin salir nunca del sistema.
El circuito, de punta a punta
Alta y seguimiento de pedidos
Panel por cliente con el historial de pedidos y el detalle de cada línea. Los pedidos se introducen uno a uno, por importación masiva desde una hoja de cálculo o a partir de la sugerencia del sistema.
Pedido sugerido
El sistema propone el pedido a partir del stock disponible del cliente y de sus ventas reales y previstas; el cliente lo ajusta antes de confirmarlo.
Control de duplicados y de stock
Cada importación se valida cabecera por cabecera y línea por línea, con detección de duplicados y control de disponibilidad y de artículos restringidos antes de confirmar nada.
Sincronización bidireccional con el ERP
Pedidos, órdenes de compra, maestro de artículos y stock circulan en ambos sentidos y se concilian antes de cada expedición.
Cadena de frío
Temperatura registrada por envío, con informes gráficos y expediciones separadas según el rango de temperatura que exige cada producto.
Atención al cliente y documentación
Reclamaciones, notas de abono y tickets de soporte con adjuntos, un archivo documental por cliente y extractos de cuenta.
Lo que no suele venir de serie
Que cada pedido entre bien, que nadie lo vuelva a teclear y que después todo se pueda demostrar y facturar.
El pedido sugerido se calcula, no se adivina
La sugerencia parte del stock del punto de venta, de las ventas reales y previstas, de los días de reparto programados y del pedido mínimo. El cliente la ajusta antes de confirmarla, de modo que la reposición deja de depender de la memoria de quien hace el pedido.
Logística, finanzas y expedición, sobre el mismo pedido
Logística ajusta la cantidad confirmada, finanzas aprueba lo que se va a facturar y expedición lo despacha. Cada paso queda registrado con su fecha y su responsable, y el número de pedido no cambia en todo el recorrido.
La comprobación con el ERP, antes de preparar
Pedidos, órdenes de compra, maestro de artículos y stock circulan en ambos sentidos, de modo que las discrepancias aparecen antes de que el almacén prepare el pedido, no después de facturarlo.
La hoja de carga se cierra con la evidencia
Cantidad pedida, confirmada y expedida en la misma línea, junto con los albaranes, la matrícula, el conductor, el destino y cualquier registro reglamentario que exija el producto.
Del lado de vuestros clientes
El portal del cliente, en su propia pantalla
Cada cliente accede con su usuario, ve su tarifa y los artículos que tiene autorizados, prepara el pedido para su fecha de entrega y lo confirma en tres pasos. Desde ahí lo sigue línea por línea, lo repite, lo modifica mientras siga abierto y encuentra sus albaranes y sus reclamaciones en el mismo sitio. Nada de esto pasa por vuestro equipo de atención al cliente.
El recorrido del cliente
El catálogo, con su tarifa
Ve los artículos que tiene autorizados con su precio y su disponibilidad, busca por referencia o descripción y filtra por formato y tipo. Pide por unidad o por caja y ve el importe total a medida que avanza.
Revisar y confirmar
Antes de confirmar, revisa el pedido completo con la fecha de entrega y los datos de envío. Lo que no cuadra se corrige ahí mismo, sin empezar de nuevo.
Seguir, repetir, reclamar
Desde su historial de pedidos ve en qué punto está cada uno, lo repite, lo exporta y abre una reclamación o un ticket con adjunto si algo no llegó como se esperaba.
Qué ven vuestros clientes
- Historial de pedidos
- Estado línea por línea
- Fecha de entrega
- Albaranes y documentación
- Estado de cuenta
- Reclamaciones y tickets
Lo que conviene saber
- No hay nada que instalar ni que actualizar: se abre en el navegador y, en el móvil, queda en la pantalla de inicio con su propio icono. Las nuevas versiones se aplican automáticamente.
- Funciona desde el ordenador de la oficina, una tableta en el mostrador o el móvil del encargado: la misma pantalla, adaptada a cada tamaño.
- Cada usuario ve sólo sus propios datos. Los permisos determinan qué pantallas se abren y qué clientes aparecen, de modo que un mismo portal atiende a muchos clientes sin mezclarlos.
- Funciona en español, inglés, portugués y francés, y el idioma se cambia desde la barra superior, incluidos los estados que genera el sistema y no sólo las etiquetas de las pantallas.
El resultado
Qué cambia realmente en vuestro flujo de pedidos
Más clientes con el mismo equipo de atención
Cada cliente realiza y sigue sus propios pedidos, así que crecer en volumen ya no obliga a contratar personas para tomarlos.
Los errores se detectan al hacer el pedido, no en la entrega
Un artículo sin stock o restringido nunca llega a confirmarse, así que no se prepara, no se expide y no vuelve como devolución.
Del pedido del cliente a la factura, en un solo proceso
Lo que el cliente confirmó es lo que el almacén prepara y lo que se factura: logística, finanzas y expedición validan el mismo pedido, de modo que la facturación cierra el proceso en lugar de rehacerlo.
La reposición se basa en datos, no en la memoria
Los pedidos sugeridos se calculan con el stock y las ventas de cada punto de venta, así que el cliente pide lo que realmente le falta.
Y en el día a día
El estado de cada pedido, sin llamar a nadie
El cliente ve en qué punto está su pedido y qué se ha confirmado en cada línea mientras el proceso sigue en curso.
Reclamaciones atendidas con la documentación a la vista
Los albaranes y las notas de abono quedan vinculados al pedido que los originó, sin tener que buscarlos en un correo de hace tres meses.
Menor dependencia de quien conoce a cada cliente
Las tarifas, los artículos autorizados y los días de entrega están en el sistema, no en la cabeza de una persona.
El resultado no es un formulario de pedidos en la web. Es una operación en la que cada pedido entra bien una sola vez y llega hasta la factura sin que nadie lo vuelva a teclear.
Si estáis evaluando
Dónde encaja el OMS de ProdTech
El encaje no depende del sector, sino de cómo entran los pedidos. Aparece cuando el correo, las hojas de cálculo y las llamadas ya no bastan para sostener la toma de pedidos, y un error cometido al introducir el pedido se paga tres pasos más adelante.
Distribución mayorista
Empresas que venden a cientos de clientes recurrentes, donde tomar pedidos es una tarea diaria y no algo puntual.
Cadenas y redes de tiendas
Tiendas, franquicias y sucursales que reponen con su propia tarifa y en días de entrega programados.
Alimentación y cadena de frío
Donde los productos tienen un rango de temperatura y cada entrega debe poder demostrarse con el registro del propio envío.
Varios canales de venta
Pedidos que llegan de la tienda propia, de un marketplace y de un comercial, y que tienen que acabar en el mismo proceso.
Empresas que mantienen su ERP
El ERP se encarga de la facturación y no se va a sustituir; lo que falta es la capa que le entregue los pedidos ya validados.
Operaciones en crecimiento
La toma de pedidos todavía funciona, pero cada aumento en el número de clientes exige otra persona dedicada a introducir pedidos.
La complejidad de los pedidos no se mide por cuántos entran al día. Se mide por los clientes, las tarifas, las restricciones y todo lo que después hay que poder justificar.
Preguntas frecuentes
Preguntas frecuentes sobre el OMS de ProdTech
¿Qué es un OMS?
Un sistema de gestión de pedidos (OMS, por sus siglas en inglés) reúne en un solo lugar todos los pedidos, de todos los clientes y canales, los valida y los envía al almacén listos para preparar.
¿Pueden nuestros clientes registrar y seguir sus propios pedidos?
Sí. Disponen de su propio portal y de una app para registrar pedidos uno a uno, importarlos de forma masiva desde una hoja de cálculo o partir de un pedido sugerido, y seguir cada uno hasta la entrega.
¿Cómo funciona el pedido sugerido?
El sistema propone un pedido de reposición a partir del stock disponible del cliente y de sus ventas reales y previstas. El cliente lo revisa, lo ajusta y lo confirma.
¿Cómo evita que lleguen al almacén pedidos erróneos?
Cada pedido se valida antes de confirmarse: controles de cabecera y de líneas, detección de duplicados, disponibilidad y artículos restringidos. Los errores se detectan al registrar el pedido, no en el muelle.
¿Se sincroniza con nuestro ERP?
Sí. Pedidos, órdenes de compra, maestro de artículos e inventario se sincronizan en ambos sentidos a través de ProdTech Connect, y se concilian antes de cualquier expedición.
¿Gestiona reclamaciones y abonos?
Sí. Las reclamaciones, los abonos y los tickets de soporte —con sus adjuntos— están en el mismo portal, junto con los albaranes y el estado de cuenta de cada cliente.
¿Unifica pedidos de varios canales?
Sí. Los pedidos mayoristas, minoristas y de e-commerce quedan en un único registro por cliente, con las mismas reglas de validación.
¿Queréis ver cómo encajaría el OMS de ProdTech en vuestra operativa?
Analizamos cómo entran hoy vuestros pedidos, qué sistemas tienen que comunicarse entre sí y qué conviene validar en el momento de la entrada, y os proponemos una solución diseñada en torno a vuestra operativa. El diagnóstico inicial no tiene coste.